Canal de Denuncias Obligatorio (Ley 2/2023): Guía para Empresas

La Ley 2/2023 de protección del informante ha cambiado radicalmente las obligaciones de las empresas españolas en materia de cumplimiento normativo. Si su empresa tiene 50 o más trabajadores, está obligada a disponer de un canal interno de denuncias operativo y conforme con la normativa. El incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta 1.000.000 de euros.

¿Qué es un Canal de Denuncias Interno?

Un canal de denuncias (también llamado canal de información o whistleblowing channel) es un sistema seguro y confidencial que permite a los trabajadores, directivos, proveedores y otras personas relacionadas con la empresa comunicar posibles infracciones legales o normativas sin temor a represalias.

La Ley 2/2023 traspone al derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 sobre protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. No se trata de una mera formalidad: es un instrumento fundamental del programa de compliance penal que puede determinar si su empresa queda exenta o no de responsabilidad penal.

¿Quién Está Obligado?

Empresas privadas: Todas las que tengan 50 o más trabajadores, independientemente del sector. Las de 250 o más debieron implantarlo antes del 13 de junio de 2023. Las de 50 a 249 tuvieron plazo hasta el 1 de diciembre de 2023.

Sector público: Todas las entidades del sector público y, siempre que reciban o gestionen fondos públicos, los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por ellos.

Sujetos obligados en PBC: También las empresas sujetas a la normativa de prevención del blanqueo de capitales (Ley 10/2010), independientemente de su tamaño, si son personas jurídicas: sociedades de abogados, auditoras, inmobiliarias, joyerías, etc.

Requisitos Legales del Canal

El canal no puede ser un simple buzón de correo electrónico. La Ley 2/2023 exige:

• Confidencialidad: La identidad del informante y del investigado debe ser confidencial. Solo pueden conocerla las personas estrictamente necesarias.
• Anonimato: El canal debe permitir comunicaciones anónimas y tramitarlas como las demás.
• Responsable del sistema: Debe designarse un responsable independiente (persona u órgano colegiado) encargado de la gestión.
• Acuse de recibo: En un plazo máximo de 7 días naturales desde la recepción.
• Plazo de investigación: Máximo 3 meses desde la recepción de la comunicación, ampliable otros 3 en casos de especial complejidad.
• Registro: Libro-registro de las informaciones; los datos personales solo pueden conservarse el tiempo necesario y nunca más de 10 años.
• Prohibición de represalias: Cualquier represalia contra el informante es nula y sancionable.

Conexión con el Compliance Penal (Art. 31 bis CP)

El compliance penal es el programa de prevención de delitos que permite a la persona jurídica quedar exenta de responsabilidad penal (Art. 31 bis apartado 2 CP). Uno de los requisitos del modelo es, precisamente, la obligación de informar de riesgos e incumplimientos al órgano de supervisión (art. 31 bis 5.4.º), que se articula a través del canal de denuncias.

Sin canal de denuncias, el programa de compliance es papel mojado: no cumple los estándares mínimos del Art. 31 bis CP y la empresa difícilmente podrá acreditar la exención (le quedarán las atenuantes del art. 31 quater) de la responsabilidad penal de personas jurídicas.

Cómo Implantar el Canal: Paso a Paso

1. Auditoría de cumplimiento: Analizar la situación actual de la empresa y los riesgos.
2. Selección de plataforma: Elegir una plataforma tecnológica que cumpla los requisitos de confidencialidad y anonimato.
3. Designación del responsable: Nombrar a la persona u órgano encargado de la gestión del canal.
4. Protocolo de investigación: Desarrollar los procedimientos de recepción, investigación y resolución.
5. Formación: Capacitar a los empleados sobre la existencia del canal, cómo usarlo y las protecciones disponibles.
6. Comunicación: Informar a toda la organización sobre el canal y su funcionamiento.

¿Puedo Externalizar el Canal?

Sí. La Ley permite que empresas de 50 a 249 trabajadores puedan:

• Compartir el sistema y sus recursos con otras empresas de ese tamaño (art. 12).
• Externalizar la gestión a un tercero independiente (despacho de abogados, empresa especializada).

Las de 250 o más no pueden compartirlo con empresas ajenas, pero en un grupo de sociedades el sistema puede ser único para todo el grupo (art. 11), y cualquier empresa puede externalizar la gestión en un tercero, sin que ello traslade la responsabilidad del Responsable del Sistema (art. 6).