Antecedentes policiales frente a antecedentes penales: qué son, quién los guarda y cómo se borran

«¿Esto me va a salir en el certificado?» Es la pregunta que llega después de una detención que terminó sin cargos, de una denuncia archivada o de una identificación en la calle. La respuesta corta es que hay dos rastros distintos, con dos guardianes, dos normas y dos formas distintas de borrarlos. Confundirlos lleva a pedir la cancelación en la ventanilla equivocada.

Le han detenido y le preocupa lo que queda anotado: qué son los antecedentes policiales

Los antecedentes penales son inscripciones de resoluciones judiciales firmes. Nacen de una condena y solo de una condena.

Los antecedentes policiales son anotaciones internas en las bases de datos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad: reseñas, atestados, detenciones, denuncias tramitadas. Existen aunque la causa se archive, aunque el juicio termine en absolución y aunque no se abra procedimiento. No acreditan que se haya cometido un delito; acreditan que hubo una actuación policial.

Esa diferencia no es retórica: está en la propia norma que regula el tratamiento de esos datos. El art. 9 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo (BOE-A-2021-8806), obliga al responsable a distinguir, en la medida de lo posible, entre categorías de interesados —personas respecto de las cuales existan motivos fundados para presumir que hayan cometido o puedan cometer una infracción penal; personas condenadas o sancionadas; víctimas; y terceros involucrados— y añade expresamente que ello no debe impedir la aplicación del derecho a la presunción de inocencia tal como lo garantiza el artículo 24 de la Constitución.

Quién guarda cada cosa

Los antecedentes penales viven en un sistema de registros creado por el Real Decreto 95/2009, de 6 de febrero (BOE-A-2009-2073), dependiente del ministerio con competencias en materia de Justicia. Su art. 1.2 lo integra con seis registros: el Central de Penados, el de Protección de las Víctimas de la Violencia Doméstica y de Género, el de Medidas Cautelares, Requisitorias y Sentencias no Firmes, el de Rebeldes Civiles, el de Sentencias de Responsabilidad Penal de los Menores y el Central de Delincuentes Sexuales.

El art. 2.1 lo define como un sistema de información de carácter no público cuyo objetivo es servir de apoyo a los órganos judiciales, al Ministerio Fiscal, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y a otros órganos administrativos. Y el art. 2.3.a) acota el contenido del Registro Central de Penados: la inscripción de las resoluciones firmes que impongan penas o medidas de seguridad, dictadas por los juzgados o tribunales del orden jurisdiccional penal. Nada más entra ahí.

La inscripción no la practica la policía: el art. 13.1.a) del mismo real decreto encomienda la transmisión de los datos al letrado de la Administración de Justicia, en el plazo máximo de cinco días desde la firmeza de la sentencia. Y el art. 9 detalla lo que se anota: fechas de la sentencia y de su firmeza, órgano sentenciador, delito y precepto aplicado, penas principales y accesorias, suspensión, cumplimiento y responsabilidad civil, entre otros datos.

Los antecedentes policiales, en cambio, no están en ese sistema. Son ficheros propios de cada cuerpo policial, sometidos a la LO 7/2021, cuyo art. 6.1 exige datos exactos y actualizados, conservados por un período no superior al necesario para sus fines.

Las cuatro diferencias que importan

• Origen. El antecedente penal nace de una sentencia firme condenatoria. El policial nace de una actuación policial, con o sin proceso posterior.
• Quién los custodia. El Registro Central de Penados, en el ámbito del ministerio con competencias en Justicia. Las bases policiales, en el de cada cuerpo.
• Norma aplicable. El art. 136 CP y el RD 95/2009 para los penales; la LO 7/2021 para los policiales.
• Efecto externo. Solo los penales se certifican al interesado en los términos del art. 17 del RD 95/2009. Una anotación policial no se inscribe en el Registro Central de Penados, porque ese registro está reservado a las resoluciones firmes.

Cancelar los antecedentes penales (art. 136 CP)

El art. 136.1 CP reconoce a los condenados que hayan extinguido su responsabilidad penal el derecho a obtener la cancelación, de oficio o a instancia de parte, cuando hayan transcurrido sin volver a delinquir estos plazos:

• Seis meses para las penas leves.
• Dos años para las penas que no excedan de doce meses y las impuestas por delitos imprudentes.
• Tres años para las restantes penas menos graves inferiores a tres años.
• Cinco años para las restantes penas menos graves iguales o superiores a tres años.
• Diez años para las penas graves.

Los plazos se cuentan desde el día siguiente a aquel en que quedara extinguida la pena (art. 136.2 CP), con la regla propia de la remisión condicional que ese mismo apartado detalla. El art. 19.1 del RD 95/2009 traslada esos requisitos al procedimiento: la cancelación se practica de oficio, a instancia del titular de los datos o por comunicación del órgano judicial, cuando, extinguida la responsabilidad penal, hayan transcurrido sin delinquir de nuevo los plazos y se cumplan los demás requisitos del art. 136 CP. El art. 19.2 fija en tres meses el plazo máximo para resolver y notificar, con silencio desestimatorio y acceso posterior a la vía contencioso-administrativa.

A diferencia de los policiales, los antecedentes penales sí se pueden cancelar cumplidos esos plazos: el procedimiento completo está en nuestra página de cancelación de antecedentes penales.

Dos matices. El primero: el art. 19.3 conserva la información de las inscripciones canceladas en una sección especial y separada a disposición únicamente de los Juzgados y Tribunales españoles, y el art. 25 confirma que la cancelación elimina los datos sin perjuicio de esa reserva. Cancelar no es desaparecer para el juez. El segundo: el art. 136.5 CP ordena que, si concurren los requisitos y la cancelación no se ha producido, el juez o tribunal, acreditadas tales circunstancias, no tendrá en cuenta dichos antecedentes.

El procedimiento paso a paso está en la guía de cancelación de antecedentes penales y en el artículo sobre cómo consultarlos; el caso de los no nacionales, en la guía para extranjeros. Para calcular la fecha puede usar la calculadora de cancelación de antecedentes.

Suprimir los datos policiales (LO 7/2021)

Aquí el art. 136 CP no sirve: no hay pena que extinguir. El régimen es el de la LO 7/2021, y descansa en tres piezas.

Plazos (art. 8). El responsable debe conservar los datos solo durante el tiempo necesario para los fines de la ley, y revisar la necesidad de conservarlos, limitarlos o suprimirlos como máximo cada tres años, atendiendo especialmente a la edad del afectado, al carácter de los datos y a la conclusión de una investigación o procedimiento penal. Con carácter general, el plazo máximo para la supresión es de veinte años, salvo que concurran factores como investigaciones abiertas, delitos no prescritos, la no conclusión de la ejecución de la pena, reincidencia, necesidad de protección de las víctimas u otras circunstancias motivadas.

Derechos (arts. 22 y 23). El interesado puede obtener confirmación de si se tratan datos suyos y acceder a ellos, con la información que enumera el art. 22.1: fines y base jurídica, categorías de datos, destinatarios, plazo de conservación y existencia del derecho a solicitar la rectificación o la supresión. El art. 23 regula la rectificación de los datos inexactos y la supresión, que el responsable debe practicar sin dilación indebida y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes cuando el tratamiento infrinja los arts. 6, 11 o 13 o cuando los datos deban suprimirse en virtud de una obligación legal. En lugar de suprimir, el responsable limitará el tratamiento si el interesado pone en duda la exactitud y ésta no puede determinarse, o si los datos han de conservarse a efectos probatorios (art. 23.3).

Límites (art. 24). La solicitud puede denegarse total o parcialmente cuando resulte necesario y proporcional para impedir que se obstaculicen indagaciones, investigaciones o procedimientos judiciales, evitar perjuicio a la persecución de infracciones penales o a la ejecución de sanciones, proteger la seguridad pública o la Seguridad Nacional, o proteger los derechos y libertades de otras personas. La restricción se comunica por escrito en el plazo de un mes, con indicación de la posibilidad de reclamar ante la autoridad de protección de datos.

Conviene retener el silencio: conforme al art. 20.4 de la misma ley, la solicitud se entiende desestimada si transcurrido un mes desde su presentación no ha sido resuelta expresamente y notificada.

Qué aparece en el certificado y qué no

El certificado que se pide para un trámite es el del art. 17 del RD 95/2009: a petición del titular se certifican los datos relativos a su persona inscritos en los registros del sistema, y se expiden certificaciones negativas respecto de quien no figure inscrito. La certificación positiva transcribe los datos tal y como obren en el Registro en el momento de su expedición, y excluye las inscripciones que, conforme a norma con rango de ley, se hallen a disposición únicamente de los órganos jurisdiccionales.

Al margen del certificado, el art. 5.2 reconoce al interesado el derecho a solicitar el acceso, mediante exhibición, a los datos relativos a su persona contenidos en cualquiera de los registros del sistema. Y el art. 136.4 CP recuerda que las inscripciones no son públicas: durante su vigencia solo se emiten certificaciones con las limitaciones y garantías de sus normas específicas.

Oposiciones, empleo público y trabajo con menores

Tres reglas explican por qué esto importa fuera del proceso penal:

• Acceso al empleo público. El art. 56.1.d) del texto refundido del Estatuto Básico del Empleado Público (Real Decreto Legislativo 5/2015, BOE-A-2015-11719) exige, para participar en los procesos selectivos, no haber sido separado mediante expediente disciplinario del servicio de cualquiera de las Administraciones Públicas ni hallarse en inhabilitación absoluta o especial para empleos o cargos públicos por resolución judicial. Lo que cierra la puerta no es el antecedente en sí, sino la pena de inhabilitación en vigor, cuyo alcance se explica en el artículo sobre las penas de inhabilitación.
• Contacto habitual con menores. El art. 57 de la Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio (BOE-A-2021-9347), exige para el acceso y ejercicio de profesiones, oficios y actividades que impliquen contacto habitual con personas menores de edad no haber sido condenado por sentencia firme por delitos contra la libertad e indemnidad sexuales ni por trata de seres humanos, y acreditarlo mediante certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales.
• Convocatorias y trámites administrativos. Cuando exigen un certificado, exigen el del art. 17 del RD 95/2009, que refleja el estado del registro en la fecha de expedición. De ahí que la cancelación tenga efecto práctico inmediato sobre el documento.

Qué mira la defensa

• Qué está anotado y dónde. Antes de pedir nada, ejercer el acceso: el del art. 5.2 del RD 95/2009 para el sistema de registros y el del art. 22 de la LO 7/2021 para los ficheros policiales.
• La fecha de extinción de la pena. Es el día a partir del cual corren los plazos del art. 136 CP, y suele constar mal o no constar.
• La ventanilla correcta. La cancelación penal la resuelve el ministerio con competencias en Justicia (art. 18.1 del RD 95/2009); la supresión policial, el responsable del fichero.
• El silencio. Un mes en la LO 7/2021 (art. 20.4) y tres meses en el art. 19.2 del RD 95/2009, con silencio desestimatorio y recurso posterior.
• La invocación del art. 136.5 CP. Si los requisitos se cumplen y la cancelación no se ha practicado, procede pedir que el antecedente no se tenga en cuenta, en particular al discutir la reincidencia.
• La exactitud del dato. Un archivo o una absolución posteriores hacen inexacta la anotación que los ignora, y el art. 6.1.d) de la LO 7/2021 obliga a rectificarla o suprimirla sin dilación indebida.

Si necesita saber qué consta a su nombre, o si un antecedente ya cancelable sigue apareciendo, la vía es documental y tiene plazos propios. Puede consultarnos en el 91 078 65 74.